art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, (Dz. U. z 2013 roku poz. 594)

zarządzam, co następuje:

§ 1
1. Wprowadza się zasady przygotowywania i rejestrowania umów w Urzędzie Gminy Dubeninki z wyłączeniem umów wynikających ze stosunku pracy.
2. Rejestr umów prowadzi sekretarz gminy.

§ 2
1. Odpowiedzialnym za przedłożenie umowy do rejestru jest pracownik urzędu, który merytorycznie przygotowywał umowę, lub do którego umowa wpłynęła – w przypadku umów, których projektodawcą jest druga strona umowy.
2. Umowa przed podpisaniem i przekazaniem do rejestru powinna być zaakceptowana przez radcę prawnego.
3. Podstawą rejestracji jest oryginalny egzemplarz zawartej umowy.
4. Zarejestrowany egzemplarz zawartej umowy pozostawia się w dokumentacji sprawy, której umowa dotyczy.
5. Potwierdzeniem rejestracji umowy jest opatrzenie oryginalnego egzemplarza umowy pieczęcią o treści:
„Umowa zarejestrowana
pod pozycją nr ………..
data i podpis …………..”
6. Umowy, z którymi związane są skutki finansowe, niezwłocznie po rejestracji przekazuje się także do Referatu Finansowego, celem realizacji zobowiązań z nich wynikających.


§ 3
Umowa musi posiadać kontrasygnatę Skarbnika Gminy Dubeninki, jeżeli z zawieraną umową wiążą się skutki finansowe.

§ 4
Każda ze stron umowy winna być parafowana przez każdą z osób podpisujących umowę.

§ 5
1. Rejestr powinien w szczególności:
1) umożliwić zachowanie jednolitego, narastającego w ciągu roku, sposobu oznaczania umów,
2) określić datę zawarcia umowy,
3) określić strony umowy,
4) określić przedmiot umowy,
5) zawierać adnotacje o zmianach umowy (zawierane aneksy).
2. Wzór rejestru umów stanowi załącznik do zarządzenia.

§ 6
Umowy, z wyłączeniem tych, którym numerację nadaje kontrahent, oznacza się w sposób uwzględniający:
1) symbol literowy komórki organizacyjnej, która merytorycznie przygotowała umowę,
2) kolejną liczbę porządkową, nadawaną narastająco w sposób ciągły w danym roku,
3) oznaczenie roku (pełne), w którym zawarto umowę, przy czym oznaczenia dokonuje się według schematu: oznaczenie literowe komórki zgodnie z regulaminem organizacyjnym/numer kolejny umowy/cyfry roku zawarcia umowy.

§ 7
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.