zarządzam, co następuje:

Zmienia się treść załącznika do Zarządzenia Nr 13/2018 r. z dnia 31 grudnia 2018 r.  w dziale „I Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych”  pkt 6 „Opis programów komputerowych używanych w Referacie Finansowym”, który otrzymuje brzmienie:

Wykaz programów komputerowych przyjętych do użytkowania w Referacie Finansowym Urzędu Gminy Dubeninki.

data rozpoczęcia eksploatacji 01.01.1999

3. Program KF – opracowany przez firmę Biuro Usług Komputerowych SOFTRES Sp. z o.o. z siedzibą w Rzeszowie, data rozpoczęcia eksploatacji 01.01.2020 r.

4. Świadczenia rodzinne – Fundusz Alimentacyjny, 500+, stypendia, dodatki mieszkaniowe i energetyczne – Firma SIGNITY

5. Propublico – Zamówienia Publiczne

1/ System „Program Płatnik” umożliwia prowadzenie ewidencji pracowników zatrudnionych w urzędzie (umowa o pracę, umowa zlecenie), podlegających ubezpieczeniu społecznemu, naliczanie składek ZUS od ww. pracowników; sporządzanie deklaracji imiennych i zbiorczych.

2/ Program Besti@  służy do zarządzania finansami jednostki samorządu terytorialnego. Ma na celu wspomożenie służb finansowych jednostki w realizacji zadań w zakresie:

Szczegółowy charakterystykę i opis działania zawarty jest w instrukcjach użytkowania programów stanowiących wyposażenie stanowisk pracy.

 

3/ Program FK składa się z następujących modułów:

Moduł Finanse i Księgowość

W systemie przyjęto następujące zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych:

      sald;   

Celem modułu FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ jest zautomatyzowanie procesu księgowania wszystkich operacji finansowych w zakresie księgowości jednostek budżetowych.

Moduł podzielony jest na dwie podstawowe części:

Ad.1 Finanse i księgowość budżetu

Ewidencja operacji księgowych budżetu odbywa się w oparciu o plan kont i bieżące dowody księgowe.

Plan kont dzieli się na dwie podstawowe części:

- Konta bilansowe, na których obowiązuje zapis dwustronny

- Konta pozabilansowe, na których prowadzi się zapisy jednostronne Plan kont definiowany jest przez użytkownika i obejmuje:

Ewidencja operacji finansowych prowadzona jest w oparciu o następujące księgi rachunkowe:

WB - wyciąg bankowy,

PK - polecenie księgowania (nota),

RB - dokument na podstawie którego księgowane są sprawozdania z wykonania planu przez podległe jednostki,

Dokumenty księgowe rejestrowane są na bieżąco, chronologicznie i mają automatycznie nadawany numer kolejny, numer pozycji księgowej, pod którą zostały wprowadzone do dziennika. Obroty dziennika ustalone są za każdy miesiąc i sposób ciągły, narastająco w kolejnych miesiącach w roku obrotowym.

Zbiór kont analitycznych - prowadzony jest w ramach księgi głównej. Zapisy w zbiorze kont analitycznych dokonywane są według zasad podwójnego zapisu i są pierwotne w stosunku do zapisów kont głównych. Sumy obrotów i sald na tych kontach stanowią obroty i salda odpowiadających im kont księgi głównej.

Zbiór kartotek kont analitycznych - jest to zbiór wszystkich operacji finansowych składających się na obroty kont analitycznych. Sumy obrotów i sald kartotek są zgodne z obrotami i saldami odpowiadających im kont analitycznych w ramach poszczególnych miesięcy i narastająco w roku obrotowym.

Ad. 2 Finanse i księgowość jednostki budżetowej.

Ewidencja operacji księgowych odbywa się w oparciu o plan kont i bieżące dowody księgowe. Plan kont dzieli się na dwie podstawowe części:

Plan kont definiowany jest przez użytkownika i obejmuje:

- oraz klasyfikacje budżetową rozszerzoną o rodzaje i numery zadań zdefiniowanych w planie finansowym budżetu.

Ewidencja finansowa jednostki budżetowej prowadzona jest w oparciu o następujące księgi rachunkowe:

WB - wyciąg bankowy,

PK - polecenie księgowania (nota),

RK - raport kasowy,

Raporty kasowe są przejmowane z modułu KASA bez konieczności ponownego wprowadzania raportu do zaksięgowania operacji. Dokumenty księgowe rejestrowane są na bieżąco, chronologicznie i mają automatycznie nadawany numer kolejny pozycji księgowej, pod którą zostały wprowadzone do dziennika. Obroty dziennika ustalane są za każdy miesiąc i w sposób ciągły, narastająco w kolejnych miesiącach i w roku obrotowym.

Sprawdzianem poprawności księgi jest zgodność sum łącznych obciążeń i uznań kont bilansowych oraz zgodność obrotów z dziennikiem w ramach poszczególnych miesięcy i narastająco w roku obrotowym.

Zbiór kont analitycznych - prowadzony jest w ramach księgi głównej. Zapisy w zbiorze kont analitycznych dokonywane są według zasad podwójnego zapisu i są pierwotne w stosunku do zapisów kont głównych. Sumy obrotów i sald na tych kontach stanowią obroty i salda odpowiadających im kont księgi głównej. Zbiór kartotek kont analitycznych - jest to zbiór wszystkich operacji finansowych składających się na obroty kont analitycznych. Sumy obrotów i sald kartotek są zgodne z obrotami i saldami odpowiadających im kont analitycznych w ramach poszczególnych miesięcy narastająco w roku obrotowym.

Zbiór rozrachunków z kontrahentami - zawierający konta, rachunki i dowody zapłaty kontrahentów. Jest to zbiór, w którym powtórzone są zapisy jednostronne dokonane uprzednio na kontach analitycznych kontrahentów. Salda na rozrachunkach poszczególnych kontrahentów są zgodne z saldami odpowiadających im kont w zbiorze kont analitycznych.

Zbiór pozostałych rozrachunków - jest to zbiór wszystkich operacji finansowych składających się na obroty analitycznych kont rozrachunkowych. Sumy obrotów i sald kartotek są zgodne z obrotami i saldami odpowiadających im kont analitycznych w ramach poszczególnych miesięcy i narastająco w roku obrotowym.

Zbiór kont wg klasyfikacji budżetowej - zawierający obroty i salda kont, do których należy prowadzić zapisy wg podziałek klasyfikacji budżetowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Zapisy w tym zbiorze są zapisami jednostronnymi, powtórzonymi, które były uprzednio zapisane na koncie głównym. Sumy obrotów i sald na tych kontach plus zapisy dotyczące tych kont a nie ujęte wg klasyfikacji powinny być zgodne z obrotami i saldami odpowiadających im kont księgi głównej.

Karty wydatków - zbiór zawierający zapisy jednostronne, powtórzone, które były uprzednio zapisane na kontach klasyfikacji budżetowej, dotyczące wydatków i kosztów związanych z realizacją planu finansowego zadań bieżących i inwestycyjnych oraz funduszy. Sumy obrotów i sald na tych kontach są zgodne z obrotami i saldami odpowiadających im kont w zbiorze kont klasyfikacji budżetowej. Rejestracji dokumentów i księgowania może dokonać tylko operator posiadających odpowiednie uprawnienia. Wszystkie dokumenty oznaczone są kodem operatora dokonującego rejestracji i księgowania. Kody i uprawnienia osobom upoważnionym do pracy w systemie nadaje administrator systemu.

Opis procesu przetwarzania danych

Budżet24 poprzez wspólne tablice; słownik klasyfikacji budżetowej, słownik zadań, słownik grup paragrafów do sprawozdań.

Integracja tych modułów pozwala na ujednolicenie informacji jak również przepływ danych dotyczącego zatwierdzonego do realizacji planu finansowego wraz z kolejnymi zmianami i sprawozdań z realizacji planu.

Uruchomienie programu i dostęp do danych w systemie chroniony jest systemem kodów, haseł i uprawnień. W systemie przewidziane są trzy stopnie uprawnień: Uprawnienia pozwalające tylko na przeglądanie danych,

Kody i uprawnienia osobom upoważnionym nadaje administrator systemu. Wszystkie zapisy w systemie zawierają dane informujące o tym kto i kiedy dokonał zapisu.

Nad bezpieczeństwem programu czuwa administrator programu. Do zadań administratora należy:

poszczególnym operatorom programu,

Oprócz zabezpieczeń dostępu do pracy z programem dane chronione są poprzez:

Zadaniem modułu Budżet24 jest informatyczne wspomaganie urzędów miast, gmin i innych jednostek organizacyjnych w pracach związanych z budżetem, zarówno na etapie tworzenia jego projektu, jak również z realizacją (po zatwierdzeniu).

Moduł pozwala na przeprowadzanie operacji związanych z budżetem jednostki samorządu terytorialnego, tj.:

Warunkiem pełnego wykorzystania aplikacji jest ścisła współpraca z modułem Finanse i Księgowość. Widoczne są w nim dane o wszystkich zmianach i korektach budżetu.

Moduł Budżet obejmuje następujące zagadnienia:

Efektem przetwarzania są następujące zestawienia mogące stanowić załączniki do uchwały budżetowej:

Moduł Kasa jest przeznaczony do wspomagania pracy kasy w jednostkach administracji samorządowej. Umożliwia rejestrację wpłat i wypłat, wystawianie dowodów KP/KW oraz sporządzanie raportów kasowych. Moduł Kasa współpracuje z innymi aplikacjami pakietu FK, a w szczególności

Moduł umożliwia:

Zadaniem modułu Kadrowo-płacowy jest informatyczna obsługa prac wydziałów finansowych związanych z naliczaniem płac pracowników. Może pracować tylko w powiązaniu z modułem Kadry. Obydwie aplikacje wzajemnie się aktualizują, bowiem powiązane są zawartością informacyjną.

Moduł umożliwia:

Moduł obsługa podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości umożliwia naliczanie podatku i wystawianie decyzji, przegląd, korygowanie oraz zatwierdzanie opłat związanych z gruntami, lasami oraz nieruchomościami należącymi do osób fizycznych. Pozwala on także na wykonywanie różnego rodzaju zestawień oraz wydruków zawiadomień.

Moduł obsługuje następujące zagadnienia:

Moduł obsługa podatku od środków transportu umożliwia ustalenie i naliczenie podatku od środków transportu.

Moduł obejmuje następujące zagadnienia:

kompleksową sprawozdawczość na potrzeby Urzędu i GUS.

Zadaniem modułu obsługa ewidencji zwrotu podatku akcyzowego zawartego w paliwie jest informatyczne wspomaganie prac związanych z obsługą zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej.

Moduł umożliwia prowadzenie pełnej obsługi kartotek wnioskodawców tzn.:

Moduł współpracuje z modułem Kontrahent, z którego pobierane są dane wnioskodawców oraz z modułem Grunty (podatek od osób fizycznych) z którego pobierana jest powierzchnia użytków rolnych do wniosku.

Moduł niepodatkowe wpływy budżetowe umożliwia prowadzenie rozliczeń z płatnikami z tytułu różnych opłat pobieranych przez urząd. Istnieje możliwość zdefiniowania dowolnej opłaty (przez podanie kodu opłaty oraz określenie specyficznych cech np. czy od opłaty niezapłaconej w terminie płatności system ma naliczać odsetki (ustawowe, redyskontowe czy podatkowe) czy też nie naliczać, czy opłata ma podlegać windykowaniu czy będzie zapłacona na bieżąco w kasie itp.). Użytkownik jest w stanie prowadzić ewidencję wpływów z różnych dochodów pobierać je od płatników wystawiać upomnienia, tytuły wykonawcze bądź wezwania do zapłaty i otrzymać różne zestawienia w podziale na rodzaje opłat.

W ten sposób można prowadzić rozliczenie różnych opłat a w szczególności:

Tak wygenerowane przypisy podlegają windykowaniu (obsługa wpłat, przeksięgowań, zwrotów, wezwań do zapłaty itp.).

Dodatkowo moduł obsługuje decyzje o rozłożeniu na raty, o odroczeniu terminu płatności, umorzeniu zaległości, umorzeniu odsetek bieżących (integracja z modułem Decyzje).

Moduł Księgowości podatkowej jest modułem zintegrowanej księgowości zobowiązań podatkowych oraz innych należności.

Moduł Księgowości podatkowej obsługuje:

Tytuły wykonawcze:

Moduł obsługa danych interesantów służy do ewidencji i przeglądu danych osób fizycznych i prawnych. Możliwa jest:

Zakładanie nowych kartotek kontrahentów może być wspomagane danymi z modułu Ewidencja Ludności jeśli ADMINISTRATOR systemu FK nada takie uprawnienia.

Moduł ten zawiera dane wszystkich kontrahentów, z których korzystają inne aplikacje. Znajdują się więc tutaj dane kontrahentów, którzy występują jako:

W związku z tym każdego kontrahenta urzędu można przyporządkować do jednej z grup:

Grupy kontrahentów stanowią bloki wykorzystywane w module Finanse i Księgowość do tworzenia kont rozrachunkowych.

Przy dopisywaniu kontrahenta należy podać następujące informacje:

Pozostałe informacje są podawane w zależności od potrzeb np.:

Moduł obsługa opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi jest elementem systemu FK i realizuje wymagania ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach. Moduł Gospodarka Odpadami - opłaty wspomaga pracę urzędu w zakresie obsługi deklaracji, naliczania opłat, wystawiania decyzji, windykowania należności

oraz obsługę sprawozdawczości poprzez możliwość importu (alternatywie poprzez wprowadzenie ręczne) kwartalnych sprawozdań składanych przez firmy wywozowe.

Moduł Gospodarka Odpadami - opłaty umożliwia również generowanie rocznego sprawozdania gminy zgodnie z wymaganiami prawa.

System jest przystosowany do pracy zarówno w małych jak i dużych gminach, a także w związkach międzygminnych. Umożliwia dostęp do zbiorów danych dotyczących ewidencji ludności oraz zasobów podatkowych poszczególnych gmin, co w przypadku organizacji obsługujących wiele jednostek samorządu terytorialnego daje możliwość pracy na ich aktualnych danych.

Funkcjonalność modułu:

Wykonanie zarządzenia powierzam Skarbnikowi Gminy.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od 1 stycznia 2021 r.