Uchwały Rady Gminy
Szczegóły informacji
Zarządzenie 482/2022
Niniejszy dokument jest wersją archiwalną.
Rodzaj: Zarządzenie
Status: Obowiązujący
Sesja: Nie dotyczy
Kadencja: 2018 - 2024
Data podjęcia/podpisania: 2022-11-22
Data wejścia w życie: 2022-11-22
Tytuł aktu:
w sprawie instrukcji obiegu korespondencji i dokumentów w Urzędzie Gminy Dubeninki oraz zasad pracy w systemie elektronicznego obiegu dokumentów El-Dok
Na podstawie:
art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 559 z późn. zm.), § 1 ust. 3, 5, § 2 ust. 2 i § 42 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.)
Treść:
zarządza się co następuje:
§ 1
- Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Urzędzie Gminy Dubeninki jest system tradycyjny.
- W sprawach prowadzonych w systemie tradycyjnym system elektronicznego obiegu dokumentów El-Dok służy do realizowania czynności kancelaryjnych, w szczególności do:
- prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających, pism wewnętrznych,
- zakładania spraw,
- prowadzenia kompletnych spisów spraw, które po wydrukowaniu z systemu El-Dok będą przechowywane we właściwych teczkach aktowych,
- przygotowywania projektów pism wysyłanych w postaci elektronicznej na zewnątrz
i wewnątrz urzędu, - udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz urzędu,
- przesyłania przesyłek,
- dokonywania dekretacji, pod warunkiem przeniesienia jej następnie w formie dekretacji zastępczej na dokument w postaci nieelektronicznej,
- prowadzenia metryk spraw.
§ 2
Szczegółowe zasady obiegu korespondencji i dokumentów oraz pracy w systemie El-Dok określa Instrukcja obiegu korespondencji i dokumentów w Urzędzie Gminy Dubeninki oraz zasad pracy w systemie elektronicznego obiegu dokumentów El-Dok, zwana dalej instrukcją, stanowiąca załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.
§ 3
Zasady stosowania blankietów korespondencyjnych i pieczęci w Urzędzie Gminy Dubeninki stanowią załącznik Nr 2 do niniejszego zarządzenia.
§ 4
Nadzór nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych w Urzędzie Gminy Dubeninki sprawuje pracownik sekretariatu.
§ 5
Osobą odpowiedzialną za działanie systemu El-Dok od strony technicznej jest informatyk.
§ 6
Wykonanie zarządzenia powierza się kierownikom referatów i pracownikom zatrudnionym na samodzielnych stanowiskach w Urzędzie Gminy Dubeninki.
§ 7
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2023 roku.